TƯƠNG LAI CỦA VIỆC QUẢN LÝ SẢN XUẤT IN DỰA TRÊN AI

Trí tuệ Nhân tạo (AI – Artificial Intelligence) hiện đang sẵn sàng cách mạng hóa hệ thống quản lý thông tin (MIS – management information system) in ấn bằng cách nâng cao trí tuệ tài chính và cải thiện ngân sách theo giờ (BHR – budgeted hourly rates). AI có thể phân tích dữ liệu trong quá khứ để đảm bảo BHR luôn chính xác, đồng thời đề xuất điều chỉnh khi phát sinh sai lệch. AI cũng có thể hỗ trợ lập báo giá cho khách hàng bằng cách đánh giá dữ liệu lịch sử và điều kiện giá cả. AI có thể giúp chúng ta quản lý như thế nào trong ngành in, các câu trả lời được đề cập dưới đây.

Không có nhiều thay đổi đối với các giải pháp quản lý sản xuất in trong vài thập kỷ qua, nhưng các công nghệ mới và sự tập trung ngày càng tăng vào tự động hóa quy trình kinh doanh đang tạo ra một làn sóng đổi mới trong phân khúc phần mềm quản lý. Điều đó cũng đồng nghĩa sự phát triển mạnh mẽ trong phân khúc phần mềm hệ thống thông tin quản lý in (MIS). Nhiều giải pháp MIS in ra đời vào những năm 1980 và 1990 sau khi máy tính cá nhân và các phần mềm tính toán ban đầu như VisCalc, Lotus 1-2-3 và Microsoft Excel được áp dụng. Chức năng cốt lõi khi đó, cũng như ngày nay, là tạo ra ước tính cho phạm vi công việc dựa trên một công cụ tính giá thành phức tạp với các mức tăng giá hoặc biên lợi nhuận liên quan.

Khi ngành in chuyển đổi từ hoạt động sản xuất thủ công sang hoạt động sản xuất theo yêu cầu, các giải pháp MIS in đã mở rộng ra ngoài chức năng cốt lõi với một loạt các mô-đun bổ sung. Ngày nay, các hệ thống thường bao gồm các mô-đun quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch, lịch sản xuất, tích hợp quy trình làm việc, thu thập dữ liệu xưởng, phân tích dữ liệu, hoàn tất đơn hàng/vận chuyển và kế toán. Khi các công nghệ mới, chẳng hạn như điện toán đám mây xuất hiện, các nhà cung cấp đã điều chỉnh hoặc viết lại phần mềm của họ để mang đến cho khách hàng nhiều chức năng và tính linh hoạt hơn. Làn sóng đổi mới tiếp theo sẽ được thúc đẩy bởi trí tuệ nhân tạo (AI); các nhà cung cấp MIS in mới chỉ bắt đầu triển khai các tính năng dựa trên AI.

Trí tuệ nhân tạo (AI) mở ra Trí tuệ Tài chính

Các giải pháp Print MIS được xây dựng dựa trên việc xác định và định lượng chi phí để tạo ra mức giá theo giờ (BHR) để lập ra chi phí, làm cơ sở cho việc định giá công việc của khách hàng, theo dõi chi phí công việc, tính toán hoa hồng, phân tích doanh số, định giá sản phẩm dở dang và đảm bảo lợi nhuận cho công ty in. Mức giá theo giờ được lập ngân sách là chi phí mỗi giờ để vận hành thiết bị sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ và là mức giá tối thiểu bạn phải tính để đạt điểm hòa vốn. Một số chi phí được ghi nhận trong BHR bao gồm khấu hao thiết bị, chi phí trực tiếp cho thiết bị như sửa chữa, nhân công cần thiết cho hoạt động cụ thể đó, vật tư cần thiết cho trung tâm chi phí đó, cùng với một phần chi phí xây dựng và tiện ích.

Thách thức nằm ở chỗ việc cập nhật BHR tốn nhiều thời gian và ít được thực hiện thường xuyên. Khi BHR lỗi thời và không chính xác, các nhà in có thể chấp nhận những đơn hàng có chi phí sản xuất cao hơn giá chào bán cho khách hàng, điều này nhanh chóng làm giảm lợi nhuận. Mặt khác, trong các tình huống đấu thầu cạnh tranh, BHR không chính xác cũng có thể gây ra tác dụng ngược bằng cách thổi phồng chi phí thực tế, hạn chế khả năng giảm giá và trúng thầu.

AI sẽ cải thiện những thách thức này trong việc duy trì cập nhật BHR và khai thác thông tin tài chính bằng cách phân tích dữ liệu khách hàng, đơn hàng và dữ liệu sản xuất trong quá khứ. Ví dụ: AI có thể đưa ra đề xuất dựa trên dữ liệu để điều chỉnh BHR khi chi phí thực tế được phân tích từ dữ liệu sản xuất khác biệt đáng kể so với mức hiện tại. Chức năng này sẽ cung cấp khả năng giám sát theo thời gian thực với các đề xuất chủ động tương tự như con người chạy báo cáo ước tính.

Khi khách hàng gửi Yêu cầu Báo giá, AI có thể phân tích các ước tính trước của khách hàng cho loại công việc đó và tạo ra bảng tính ban đầu để xem xét. AI cũng có thể xem xét bất kỳ thay đổi nào về chi phí giấy, mực in và gia công ngoài từ đơn hàng gần nhất với các đề xuất giá mới hoặc cơ hội đàm phán với nhà cung cấp. Giải pháp Multipress của Dataline tại Châu Âu là một trong những giải pháp MIS in đầu tiên sử dụng AI cho loại đánh giá ước tính cá nhân này.

Trí tuệ nhân tạo (AI) trao quyền cho nhân viên

Một giải pháp khác của Print MIS đòi hỏi hoạt động chuyên nghiệp và nhập nhiều biến để có thể truy xuất thông tin. AI có tiềm năng tạo ra một cách hoàn toàn mới để tương tác với khối lượng dữ liệu lớn và tính phức tạp vốn có của MIS, chủ yếu thông qua giao tiếp. Bạn có bao nhiêu khả năng bắt đầu tìm kiếm bằng cách mở trình duyệt web trên điện thoại so với việc hỏi trợ lý cá nhân của điện thoại như Siri? Các giải pháp MIS cần một phương pháp tiếp cận trợ tương tự như trợ lý AI  để giúp truy cập thông tin dễ dàng hơn. Giả sử bạn là một giám đốc bán hàng, hãy tưởng tượng bạn đang giải quyết các vấn đề như thế này:

1. Doanh thu thực tế so với dự kiến trong tháng này là bao nhiêu?
2. Có bao nhiêu yêu cầu báo giá chưa được trả lời trong tháng này?
3. Gửi lời nhắc đến khách hàng và đề nghị giảm giá 5% nếu đơn hàng được đặt trong vòng 24 giờ tới.
4. Có khách hàng nào thường đặt hàng trong tháng này mà hiện tại họ chưa đặt không?
5. Gửi lời nhắc đến những khách hàng về những sản phẩm họ thường đặt trong tháng này và đề xuất cơ hội bán chéo các sản phẩm tương thích với ngành hàng của họ.

Quản lý bán hàng có thể tập trung vào các vấn đề cấp bách nhất để tăng doanh thu thay vì phải loay hoay tìm kiếm, tổng hợp và diễn giải thông tin từ nhiều nguồn và báo cáo khác nhau trong hệ thống MIS. Một lợi ích khác của loại hình tương tác này là nó giúp giảm thiểu trình độ kỹ năng và đào tạo cần thiết để sử dụng phần mềm, cho phép nhiều nhân viên tham gia và hưởng lợi dựa trên vai trò của họ.

AI Thúc đẩy Trải nghiệm Khách hàng Cá nhân hóa

Điều trớ trêu là AI có tiềm năng tạo ra trải nghiệm khách hàng được cá nhân hóa tốt hơn so với hiện nay. Nhân viên hỗ trợ khách hàng, bán hàng và các nhân viên khác thường bị hạn chế về thời gian do các trách nhiệm hàng ngày và luôn phải xử lý tình huống, để đáp ứng mức độ phản hồi mà khách hàng mong đợi. AI đã được sử dụng trong phần mềm quản lý giao tiếp khách hàng (CCM) để phân tích các tương tác và dữ liệu giao tiếp của khách hàng, từ đó xác định các mô hình và thông tin chi tiết cho hoạt động tiếp thị mục tiêu. Hơn nữa, AI có thể soạn thảo thông điệp với giọng điệu, sự rõ ràng và chủ đề phù hợp, bám sát thương hiệu và hiệu quả hơn, đồng thời tự động hóa tạo ra và gởi đi các thông điệp.

AI có thể phân tích nhanh hơn các mô hình mua hàng của khách hàng và đánh giá những khách hàng cần được tương tác lại hoặc có cơ hội bán thêm hoặc bán chéo. Thông tin chi tiết và tự động hóa không chỉ giới hạn ở việc tương tác với khách hàng mà còn có thể được áp dụng cho các hoạt động vận hành. Thông báo có thể được gửi đến khách hàng trong suốt quá trình sản xuất đơn hàng cho đến khi giao hàng. Lời nhắc có thể được tự động gửi để nhắc nhở khách hàng thanh toán các hóa đơn chưa thanh toán. Mỗi điểm tiếp xúc được tự động hóa bằng AI đều cải thiện dịch vụ khách hàng và giải phóng nhân viên để họ tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, chẳng hạn như biến vai trò dịch vụ khách hàng truyền thống thành vai trò quản lý dự án tập trung vào quản lý dự án tạo doanh thu cho những khách hàng tốt nhất.

Ưu điểm của AI

Hiện nay, có rất nhiều dữ liệu và thông tin dành cho các công ty hoạt động trong ngành in, phù hợp với mọi quy mô. Tuy nhiên, cơ hội khai thác dữ liệu này đang bị lãng phí do thiếu thời gian, nguồn lực và, ở mức độ thấp hơn, thiếu nhân lực để hiểu và vận hành những thông tin chi tiết. Hệ thống quản lý thông tin in (MIS) là trung tâm xử lý và lưu trữ dữ liệu chính xác cho tất cả dữ liệu trong môi trường in ấn. Hệ thống này cần tổng hợp dữ liệu khách hàng, tài chính và vận hành từ xưởng in và các thiết bị được kết nối để trở thành điểm duy nhất mà AI có thể được áp dụng nhằm mang lại lợi ích tối đa.

Nếu bạn chưa quan tâm nhiều đến giải pháp MIS in ấn của mình trong những năm gần đây, thì bây giờ là lúc để bắt đầu. Trong năm tới, nhiều nhà cung cấp sẽ công bố các tính năng dựa trên AI, giúp khai thác giá trị cho nhân viên và khách hàng của bạn, đồng thời cung cấp cho bạn thông tin tốt hơn để kiểm soát chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.

(Nguồn: Học viện Prima Việt Nam)